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VGS Cobra E.-Gitarre, Open Pore Shadow Black, Pro Series
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Torsten Grossmann - Der Veranstaltungsvertrag, was gilt es zu beachten

01.11.2010
Bedienungsanleitung ansehen und herunterladen Ein Vertragsschluß ist unumgänglich für jede Veranstaltung. Auch wenn es sich um den befreundeten Kneiper handelt, es sollten in jedem Fall die vereinbarten Details schriftlich festgehalten werden. Das vermeidet Ärger und Unklarheiten im Veranstaltungsverlauf.

Dabei gilt es, viele Dinge zu beachten. Es kann nicht nur ärgerlich sondern auch teuer werden, wenn man erst durch Erfahrungen feststellen muß, daß bei Open Air Veranstaltungen überdachte Bühnen Sinn machen. Und wenn der Auftritt zum akustischen Desaster gerät, weil keine Soundcheckzeiten vereinbart wurden und die Vorband erst mal stundenlange Probenarbeit geleistet hat, ist unter Umständen die Folgeveranstaltung futsch. Schlecht gehört - schlecht gebucht.

Finanzielle Abwicklung

Auch eigentlich sichere Details wie die Höhe der Gagen sind weitere Betrachtungen wert. Da ist z.B. unter Umständen Mehrwertsteuer abzuführen. Diese wiederum kann unterschiedlich hoch sein, handelt es sich um anerkannte Künstler wird der verminderte Steuersatz angesetzt.
Ein weiterer wichtiger Fakt ist die Vertraulichkeit über die Gagenhöhe. Keine Frage - sprechen sich die Veranstalter untereinander ab, hat man bei Verhandlungen schlechtere Karten.
Die Entfernung zum Veranstaltungsort kann die Einnahmen empfindlich schmälern. Eine Entfernungspauschale ist daher bei den heutigen Spritpreisen unerläßlich.
Wie wird das Geld ausgezahlt? Ein seriöser Veranstalter hat sicher keine Probleme damit, die vereinbarten Summen zum Veranstaltungsbeginn auszuzahlen. Läßt man sich auf eine Zahlung nach der Verstaltung ein, trägt man das Risiko der Veranstaltung mit.

Haftung und Fristen

Ein besonderes Augenmerk betrifft Gültigkeiten, Kündigungsfristen, Konventionalstrafen und Schadensersatz. Nachlässigkeiten hier können für eine kleine und junge Band durchaus existentielle Bedeutung erlangen. Sorgfalt bei der Detailerstellung ist deshalb Pflicht. So sollten Kündigungsfristen durchaus von höherer Gewalt ausgenommen werden. Die Höhe von Schadensersatz oder Konventionalstrafe sollte festgelegt werden. Man möge sich nur vorstellen, daß eine durch Dauerregen buchstäblich ins Wasser gefallenen Open-Air-Veranstaltung durch einen Autounfall der anreisenden Band dennoch zu einem Erfolg für den Veranstalter wird.

Technische Details

Wichtiger und oft vernachlässigter Punkt sind die technischen Einzelheiten. Wie groß ist die Bühne bzw. wie viel Platz benötigt ihr? Ab wann kann Saal oder Platz betreten werden, um die Technik aufzubauen? Ist, sofern benötigt, Kraftstrom vorhanden? Sind bei Open Air Gigs überdachte Bühnen vorhanden? Auch lohnt es sich, die Art des Saales zu hinterfragen - unter Umständen handelt es sich um ein altes Kino und eine vorhandene fest montierte Bestuhlung wirkt stimmungshemmend.
Für die Dimmensionierung der Tontechik sind weitere Fragen erforderlich: wie groß ist der Saal bzw. wie viele Personen werden erwartet? Befindet sich der Veranstaltungort in einem Wohngebiet?
Ein unter Umständen entscheidendes Detail sofern keine Tonanlage vorhanden ist: hat der Veranstalter für Beschallung gesorgt bzw. wurde er von euch darauf hingewiesen, dass ihr eine PA benötigt? So nebenbei: die Jungs von den Beschallungsfirmen haben es gern, schon im Vorfeld über den Aufbau informiert zu werden, macht also eine Bühnenanweisung zum Bestandteil der Vereinbarung.
Flinke Finger und schweres Heben passen nicht wirklich zueinander, deshalb auch an eventuell benötigte Helfer denken!

Essen und Trinken

Das leibliche Wohl eines Musikers wird von vielen Veranstalter stiefmütterlich behandelt. Unter Umständen hat man ja schlechte Erfahrung damit gemacht, Getränke unlimitiert herauszugeben. Empfohlen sei deshalb die Formulierung, eine Grundversorgung in normalem Umfang bereit stellen zu lassen. Auch für Garderobe oder Zelt zum Umziehen sollte gesorgt sein. Sicher sieht man das als beinharter Rocker großzügig. Aber die Sängerin findet es unter Umständen nicht so prickelnd, sich hinter der Bühne im Schlamm umziehen zu müssen. Auch zeugt diese Grundbedingung von Selbstbewusstsein - der Veranstalter soll ruhig wissen, daß ihr gut genug für die Einhaltung ordentlicher Rahmenbedingungen seit.
Vergesst auch die Entfernungskilometer nicht und somit die Frage, ob nach der Veranstaltung nach Hause gefahren werden kann. Benötigt ihr Hotels, klärt vorab die Zimmer-und Bettenzahl. Checkt möglichst vor Veranstaltungsbeginn ein, zumeist nutzt der Veranstalter günstige Pensionen und Hotels, die des Nachts nicht besetzt sind.

Große Kleinigkeiten

Last but not least: die Kleinigkeiten rund um die Veranstaltung. Bietet ihr eure CDs oder Merchandising-Artikel an, bzw. wollt ihr einen Stand im Zuschauerraum aufbauen, müßt ihr das in den meisten Fällen vorher absprechen!
Denkt daran, daß euer Repertoire bei der GEMA eingereicht werden muß, ein seriöser Veranstalter wird euch deshalb sicher die berühmten GEMA-Listen ausfüllen lassen.
Film- Foto- oder Mitschnittverbote haben in den seltensten Fällen wirklich Eindruck beim Publikum hinterlassen, dennoch sollten derartige Wünsche verankert sein.
Legt einen Zeitraum für Unterschrift und Vertragsrücksendung fest, um freie Hand für eine erneute Terminvergabe zu haben.
Habt ihr Gäste, sollte eine Gästeliste erstellt werden.
Als sehr nützlich hat es sich erwiesen, eine abwicklungsbefugte Person von eurer Seite festzulegen.
Lasst euch den Anlaß der Veranstaltung bestätigen, um keine unliebsamen Überraschung vor z.B. politischer Ausrichtung zu erleben.

Noch ein paar abschließende Worte: Der Mustervertrag, den ihr hier als PDF herunterladen könnt, ist durchaus kein allgemeingültiges Vertragswerk, sondern soll Checkliste und Gestaltungsgrundlage sein. Er kann weder eure Besonderheiten berücksichtigen, noch Vorschriften umsetzen. Zu Papier sind Erfahrungen gekommen, die aber bekanntermaßen unschätzbar sind...
von Torsten Grossmann

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